Una incapacidad es un documento médico oficial que certifica que un trabajador no puede realizar sus actividades laborales de manera temporal debido a enfermedad general, riesgo de trabajo o accidente. Este proceso permite registrar y dar seguimiento a las incapacidades para el control administrativo y cumplimiento correspondiente.
Tipos de incapacidades
Incapacidad por maternidad
Incapacidad por enfermedad general
Incapacidad por riesgo de trabajo o riesgo de trayecto
Incapacidad permanente
Recaídas
Procedimiento para el Registro de Incapacidades
Ingresar al perfil del colaborador.
Dar clic en el módulo “Incapacidades” y posteriormente seleccionar la opción “Nueva incapacidad”.
Capturar la información solicitada:
3. Seleccionar el tipo de incapacidad correspondiente:
ST7
Enfermedad General (EG)
Maternidad
Riesgo de Trabajo (RT)
Recaída
4. Registrar el folio de incapacidad, integrado por 2 letras y 6 números, conforme al documento emitido por el IMSS.
5. Capturar la fecha correspondiente en el campo “A partir de”.
6. Registrar los días autorizados, exactamente como se indican en la incapacidad emitida por el IMSS.
7. Cargar el documento oficial emitido por el IMSS en formato digital.
8. Guardar la información capturada.
Nota:
El sistema asignará automáticamente el período dentro del calendario, con base en la información previamente registrada.
Verificar que los datos capturados coincidan exactamente con los datos contenidos en el documento oficial emitido por el IMSS.
Para los tipos de incapacidad ST7 y Riesgo de Trabajo (RT), no será necesario capturar los campos de folio, fecha ni días autorizados.
¿Cómo debo subir Incapacidades Subsecuentes?
Incapacidad subsecuente:
Corresponde a una incapacidad emitida posteriormente por el IMSS para extender el periodo de recuperación relacionado con una incapacidad anterior.
Pasos a seguir:
Localizar la incapacidad previa relacionada.
Dar clic en el ícono de los tres puntos.
Seleccionar la opción para registrar o agregar incapacidad subsecuente.
Capturar la información solicitada y guardar el registro.
Registros ST7
ST-7:
Formato del Instituto Mexicano del Seguro Social utilizado para registrar y calificar un probable accidente de trabajo, trayecto o incapacidad permanente.
ST-7 calificado:
Documento emitido por el IMSS que contiene la resolución oficial donde se determina si el evento es o no considerado como riesgo de trabajo, así como su clasificación final.
En los casos en los cuales el IMSS ha emitido un ST-7, deberás realizar los siguientes pasos en el sistema para el primer registro:
Seleccionar en Tipo de Incapacidad: ST-7. Cargar el archivo ST-7 (obligatorio).
En caso de no contar con el ST-7 calificado, este deberá cargarse posteriormente, una vez que sea proporcionado por el Seguro Social.
Dar clic en Guardar.
El sistema inhabilitará el campo folio y fecha, ya que en esta modalidad (riesgo de trabajo o incapacidad permanente) este dato no aplica.
Nota: una vez que se cargue el ST calificado ya no se podran hacer cambios en este documento.
¿Como Cargar subsecuente inicial?
Selecciona en el campo “Tipo” la opción “Inicial”.
Selecciona en “Tipo de incapacidad” Riesgo de trabajo. Selecciona en “Tipo de incapacidad” Riesgo de trabajo.
Si se trata de un evento por riesgo, selecciona “Riesgo de Trabajo” o “Riesgo de Trayecto”, según corresponda.
Captura el folio de incapacidad.
Capturar la fecha correspondiente en el campo “A partir de”.
Registrar los días autorizados, exactamente como se indican en la incapacidad emitida por el IMSS.
Cargar el documento oficial emitido por el IMSS en formato digital.
Da clic en el botón “Guardar”.
Consideraciones Generales:
Las incapacidades subsecuentes deberán registrarse desde el ícono de tres puntos del primer folio capturado, seleccionando la opción “+ Agregar Subsecuente”.
Al realizar esta acción, el sistema permitirá elegir el tipo de movimiento según corresponda al caso:
Subsecuente
Alta
Edición de incapacidades
Las incapacidades podrán ser editadas mediante el ícono de lápiz, siempre y cuando los folios no hayan sido validados, revisados o finalizados por el área correspondiente.
Restricciones del sistema
Folios con estatus “En proceso”
Cuando un folio de incapacidad se encuentre en estatus “En proceso”, el sistema:
No permitirá editar el folio.
No permitirá cargar a un nuevo proceso de incapacidad.
Permitirá únicamente agregar incapacidades subsecuentes relacionadas.
Folios con estatus “Pendiente” o “Rechazado”
Cuando un folio de incapacidad se encuentre en estatus “Pendiente” o “Rechazado”, el sistema permitirá:
Editar el folio.
Cargar incapacidades subsecuentes relacionadas.
Folios rechazados se podrán editar cuando el proceso de incapacidad no haya sido finalizado.
Si la incapacidad confirmada cuenta con un estatus diferente, el sistema bloqueará la edición con el fin de evitar inconsistencias o duplicidades en el proceso.
Folios con estatus “Finalizado”
Cuando un folio se encuentre en estatus “Finalizado”, el sistema permitirá:
Cargar una nueva incapacidad.
Cargar el documento ST7 calificado.
Notificaciones ST7:
Al cargar una incapacidad tipo ST-7, el sistema enviará una notificación por correo electrónico al empleado, a los gestores del proyecto y a los administradores responsables.
También se enviarán notificaciones en los siguientes casos:
Cuando la incapacidad sea rechazada.
Cuando la incapacidad sea cargada nuevamente de forma correcta.
ST7 calificado
Será posible finalizar una incapacidad aun cuando el archivo ST-7 no se encuentre calificado.
Una vez que se cuente con el ST-7 calificado, este podrá ser cargado posteriormente tanto por el empleado como por el coordinador.
¿Cómo subir el ST7 calificado?
Ir al icono de los tres puntos.
Seleccionar la opción “Subir ST7 calificado”.
Cargar el documento oficial emitido por el IMSS en formato digital.
Da clic en el botón “Guardar”.
Validación de orden de captura (ST-7):
En los casos en que se haga un registro inicial de riesgo de trabajo, el sistema mostrará un mensaje de validación, ya que en este tipo de registro debe capturarse previamente un ST7 como incapacidad inicial.
Validación de folios:
En caso de que existan inconsistencias en el registro de incapacidades subsecuentes (por ejemplo, folios faltantes), el sistema mostrará un mensaje de advertencia (warning) indicando la irregularidad para su revisión.
En cada incapacidad, se deberá asegurar lo siguiente:
El área correspondiente del corporativo debe revisar, validar y aprobar cada uno de los registros dentro del sistema Ctrl+.
El seguimiento del estatus podrá realizarse desde cada línea de registro correspondiente.
En caso de no cerrar el proceso en tiempo y forma, no será posible ejecutar bajas o modificaciones, lo cual podrá afectar el cálculo de la nómina del empleado.
¿Es posible "Cancelar" Incapacidades?
La cancelación de incapacidades solo será posible cuando el área correspondiente del corporativo no haya calificado ni finalizado el proceso.
En caso de cancelar una incapacidad que incluya varios folios, el sistema cancelará el proceso de forma total por defecto. Por lo tanto, será necesario iniciar nuevamente el registro desde cero.
¿Se podrán procesar bajas con incapacidades inconclusas?
No será posible procesar bajas cuando existan incapacidades con folios que no hayan sido validados, revisados o finalizados.
Si el ejecutivo inicia una baja mientras los folios se encuentran en este estatus, el sistema mostrará el siguiente mensaje de validación:
¿En donde puedo visualizar las incapacidades pendientes, vencidas y finalizadas?
En el menú del lado izquierdo encontrarás la sección INICIO - PENDIENTES DE OFICINA. Desde aquí podrás visualizar de manera general el total de incapacidades registradas, clasificadas en las siguientes categorías:
Pendientes
Vencidas
Finalizadas
Con folios faltantes
Al seleccionar cualquiera de ellos, serás redirigido a la página donde podrás visualizar cada uno.
¡Listo! De esta forma podrás registrar y dar seguimiento a las incapacidades por medio de Ctrl.